Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer eigenen Geschäftsprozesse ist:

Vertreten durch die Geschäftsführer Till Schmidt-Sibeth und Robin Hilscher. Die Gesellschaft wird durch beide Geschäftsführer gemeinsam vertreten.

Registergericht: Amtsgericht Schwerin, HRB 15582.

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen können an info@trustfokus.de gerichtet werden.

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Vertragsanbahnung, die Vertragsdurchführung, die Leistungserbringung, die Abrechnung, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, die IT-Sicherheit oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit, Kommunikationsinhalte, Vertragsdaten, Rechnungsdaten, Bilddaten, Standortdaten, Bewertungsdaten und technische Nutzungsdaten.

Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmerkunden. Trotzdem können personenbezogene Daten natürlicher Personen verarbeitet werden, insbesondere von Geschäftsführern, Ansprechpartnern, Mitarbeitenden, Websitebesuchern, Bewertern, Kunden unserer Auftraggeber oder Personen, die auf Foto- oder 360°-Material erkennbar sind.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, wenn wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind, insbesondere aufgrund handels-, steuer- oder aufbewahrungsrechtlicher Pflichten.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, insbesondere für IT-Sicherheit, Kommunikation, Kundenverwaltung, Dokumentation, Rechtsverteidigung, Missbrauchsprävention und den sicheren Betrieb unserer Systeme.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn eine Einwilligung erteilt wurde, zum Beispiel für bestimmte Cookies, Trackingdienste, Marketingdienste oder Foto- und Referenznutzungen.

Art. 28 DSGVO, wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten. In diesem Fall schließen wir mit dem jeweiligen Kunden eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

4. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für TrustFokus gelten insbesondere folgende Speicher- und Aufbewahrungsregeln:

Soweit längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, kann eine längere Speicherung erfolgen.

5. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, damit die Website angezeigt und sicher betrieben werden kann.

Unser Sicherheitsprotokoll enthält ausschließlich IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, HTTP-Methode, eine grobe Seitengruppe und den Statuscode. Query-Strings, Cookies, Autorisierungsdaten, Referrer, Browserkennung und vollständige frei eingegebene Pfade werden nicht in dieses Protokoll übernommen.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Systemsicherheit, zur Fehleranalyse, zur Missbrauchsvermeidung und zur Stabilität des Angebots.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb unserer Website.

Sicherheitsprotokolle werden rollierend für höchstens sieben Tage vorgehalten und anschließend gelöscht, sofern keine konkrete sicherheitsbezogene Prüfung eine längere Aufbewahrung erfordert.

Das Sicherheitsprotokoll ist technisch und organisatorisch von der Reichweitenmessung getrennt. Es bestehen keine gemeinsamen Besucher-, Request-, Trace- oder Sessionkennungen. Sicherheitsprotokolle werden nicht für Reichweitenanalyse, Werbung oder Profilbildung verwendet.

Hosting und technische Infrastruktur erfolgen über von uns eingesetzte Server- und Hostingdienstleister, insbesondere Hetzner Online GmbH, Deutschland, soweit für den jeweiligen Dienst eingesetzt.

6. Cookies und vergleichbare Technologien

Wir führen eine stark reduzierte Reichweitenmessung durch, um zu erkennen, welche groben Themenbereiche unserer Website genutzt werden, aus welchen allgemeinen Herkunftsgruppen Aufrufe stammen, wie viele Kontaktformulare technisch erfolgreich übermittelt wurden und wie oft ein Telefon- oder WhatsApp-Kontaktlink betätigt wurde.

Wir laden weder Matomo-JavaScript noch ein Tracking-Pixel, setzen keine Analyse-Cookies und lesen keine Informationen aus Local Storage oder Session Storage aus. Ein kleines eigenes Website-Skript erkennt ausschließlich, ob ein Telefon- oder WhatsApp-Kontaktlink betätigt wurde. Wir erstellen keine Besucher-, Sitzungs- oder Geräteprofile und erkennen wiederkehrende Besucher nicht wieder.

Während der normalen Bearbeitung einer Seitenanfrage wird der angeforderte URL-Pfad serverseitig kurzfristig einer festgelegten groben Inhaltskategorie zugeordnet. Der vollständige Pfad und vorhandene Query-Parameter werden nicht in der Reichweitenstatistik gespeichert und nicht an den lokalen Aggregationsdienst oder Matomo übermittelt. Nicht freigegebene oder nicht eindeutig zuordenbare Pfade werden verworfen.

Für die Reichweitenmessung verwenden wir insbesondere keine IP-Adressen, gekürzten IP-Adressen, Browserkennungen, User-Agents, Client-Hints, Cookies, Authorization-Header, vollständigen Referrer, Suchbegriffe, UTM-Parameter, GCLID oder FBCLID.

Der lokale Aggregationsdienst speichert ausschließlich Monat, Messart, freigegebene grobe Kategorie, Zählerstand und Exportstatus. Einzelne Seitenaufrufe werden dort nicht gespeichert.

Auch eine erfolgreich über das Kontaktformular versandte Anfrage wird nur als Zählereignis erfasst. Bei einem Telefon- oder WhatsApp-Link wird ausschließlich die feste Ereignisart Telefonlink angeklickt beziehungsweise WhatsApp-Link angeklickt übermittelt. Die besuchte Seite, der Linkinhalt, Query-Parameter und Referrer werden dabei nicht übertragen. Ein Klick zeigt nur die Kontaktabsicht und nicht, ob anschließend tatsächlich ein Gespräch oder eine Nachricht zustande kam. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Nachrichteninhalte und sonstige Formularangaben werden nicht an Matomo übermittelt.

Erst ab mindestens fünf gleichartigen Seiten- oder Herkunftsereignissen innerhalb eines Monats werden künstlich erzeugte Zählereignisse an unsere selbst betriebene Matomo-Installation übermittelt. Für erfolgreiche Kontaktanfragen sowie Telefon- und WhatsApp-Klicks gilt jeweils eine Mindestschwelle von zehn. Kleinere Werte werden nicht an Matomo übertragen. Die dabei verwendeten technischen Angaben sind zufällig oder künstlich erzeugt und stehen nicht mit realen Besuchern, Geräten oder Sitzungen in Verbindung.

Operative synthetische Matomo-Rohdaten werden spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Die Rohdatentabellen werden ohne Inhalte gesichert. Aggregierte Monatswerte bewahren wir für den laufenden Monat und die vorangegangenen 24 Monate auf, damit zwei vollständige Vorjahreszeiträume und saisonale Entwicklungen verglichen werden können. Danach werden sie automatisiert gelöscht. Das Matomo-Dashboard ist nicht öffentlich erreichbar. Eine Übermittlung der Messdaten an eine Matomo-Cloud oder andere externe Analysedienste findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Nutzung unseres Informationsangebots und die Herkunft von Anfragen in stark zusammengefasster Form zu verstehen und unser Angebot bedarfsgerecht zu verbessern.

Sie können dieser Reichweitenmessung jederzeit widersprechen. Wenn Sie die Widerspruchsfunktion betätigen, setzen wir ausschließlich das hostgebundene Cookie tf_analytics_optout=1. Es enthält keine Besucherkennung, keinen Zeitstempel und keine weiteren Angaben. Das Cookie wird mit Secure, HttpOnly und SameSite=Lax für zwölf Monate gesetzt und geprüft, bevor ein Messereignis entsteht. Rechtsgrundlage für dieses technisch erforderliche Cookie ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Der Widerspruch gilt für den verwendeten Browser und das verwendete Endgerät. Bei mehreren Browsern oder Geräten muss er jeweils erneut aktiviert werden. Wenn Sie das Cookie löschen, kann der betreffende Browser nicht mehr als widersprechend erkannt werden. Soweit Ihr Browser Global Privacy Control mit Sec-GPC: 1 übermittelt, behandeln wir dieses Signal ebenfalls als Widerspruch gegen die Reichweitenmessung.

Reichweitenmessung widersprechen · Widerspruch zurücknehmen

7. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder Formular

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, um Ihre Anfrage entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu beantworten.

Im Kontaktformular können dies Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht, ausgewähltes Thema und die freiwillige Angabe sein, wie Sie auf TrustFokus aufmerksam geworden sind. Pflichtangaben sind dort gekennzeichnet. Mindestens eine Kontaktmöglichkeit ist erforderlich. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir die Anfrage nicht bearbeiten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Richtet sich Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags mit Ihnen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handeln Sie als Ansprechpartner eines Unternehmens oder betrifft Ihre Nachricht sonstige geschäftliche Kommunikation, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Organisation unserer Geschäftsbeziehungen.

Die Formulardaten werden von einer auf unserem Server betriebenen Anwendung entgegengenommen und per E-Mail an unser geschäftliches Postfach bei mailbox.org beziehungsweise dem dahinterstehenden Heinlein-Dienst übermittelt. Das Formular legt keine gesonderte Kontaktdatenbank an.

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch wird die IP-Adresse der anfragenden Verbindung für ungefähr zehn Minuten im Arbeitsspeicher verarbeitet, um die Anzahl der Übermittlungsversuche zu begrenzen. Die IP-Adresse wird nicht in die versendete E-Mail aufgenommen und für diesen Zweck nicht dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz des Formulars und unserer Kommunikationssysteme vor Spam, Überlastung und automatisierten Angriffen.

Nach einem erfolgreichen Versand wird ausschließlich das technische Ereignis Kontaktformular erfolgreich an unseren lokalen Aggregationsdienst gemeldet. Beim Anklicken eines Telefon- oder WhatsApp-Links wird entsprechend nur eine feste Ereignisart ohne Linkinhalt, Seite, Referrer oder Nutzerkennung gemeldet. Formularinhalte, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ausgewähltes Thema, freiwillige Herkunftsangabe und IP-Adresse werden nicht an die Reichweitenmessung oder Matomo übermittelt.

Nicht zu einem Vertrag führende Anfragen löschen wir grundsätzlich sechs Monate nach abschließender Bearbeitung. Soweit aufgrund der Art der Anfrage mit berechtigten Rückfragen oder einer späteren Fortführung zu rechnen ist, kann die Aufbewahrung bis zu zwölf Monate betragen. Bei Vertragsanbahnung, Vertragsschluss, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkreten Rechtsansprüchen gelten die jeweils einschlägigen längeren Fristen.

8. E-Mail-Kommunikation

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir E-Mail-Dienstleister, insbesondere mailbox.org / Heinlein Hosting GmbH, soweit eingesetzt.

Bei E-Mail-Kommunikation werden insbesondere Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge, Datum und Uhrzeit sowie technische Metadaten verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist je nach Zusammenhang Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. E-Mails mit geschäfts- oder steuerrechtlicher Relevanz werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

9. Vertrags- und Kundenverwaltung

Wenn Sie Kunde, Interessent, Lieferant oder Geschäftspartner von TrustFokus sind, verarbeiten wir Daten zur Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Leistungserbringung, Abrechnung, Kommunikation und Dokumentation.

Verarbeitet werden können insbesondere Stammdaten, Ansprechpartnerdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Leistungsdaten, Projektinformationen, Rechnungsdaten, Zahlungsdaten, Freigaben, Kommunikationsdaten, Zugangsinformationen, Rollen- und Berechtigungsinformationen sowie interne Bearbeitungsvermerke.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Pflichten bestehen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für interne Organisation, Dokumentation und Rechtsverteidigung ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Internes CRM-/Admin-System

Wir nutzen ein internes, selbst betriebenes CRM-/Admin-System zur Verwaltung von Kunden, Interessenten, Kontaktdaten, Terminen, Dokumenten, Aktivitäten, Projektinformationen, Aufgaben und organisatorischen Abläufen.

Das System wird überwiegend eigenbetrieben und nutzt Open-Source-Komponenten. Es wird kein externer SaaS-CRM-Anbieter eingesetzt. Externe Dienstleister können jedoch beim technischen Betrieb beteiligt sein, insbesondere Hosting-/Serverinfrastruktur, E-Mail-Dienste, Domain-/DNS-Dienste, verschlüsselte Offsite-Backups sowie Entwicklungs- und Deployment-Dienste.

Verarbeitet werden können insbesondere Name, Unternehmen, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Projektinformationen, Kommunikationsverläufe, Vertragsdaten, Aufgaben, Termine, Dokumente, technische Protokolldaten und interne Bearbeitungsvermerke.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung der internen Organisation, IT-Sicherheit, Dokumentation oder Rechtsverteidigung dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

CRM-/Admin-Daten aktiver Kunden speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Daten ehemaliger Kunden löschen wir grundsätzlich spätestens 24 Monate nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

11. Rechnungs- und Zahlungsdaten

Zur Rechnungstellung und Zahlungsabwicklung verarbeiten wir insbesondere Name oder Firma, Rechnungsanschrift, Leistungsdaten, Rechnungsbetrag, Zahlungsstatus, Zahlungsinformationen und steuerlich relevante Angaben.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt. Geschäftsbriefe und steuerlich relevante geschäftliche Korrespondenz werden grundsätzlich 6 Jahre aufbewahrt. Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare und vergleichbare Unterlagen werden grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt.

12. Google-Unternehmensprofil, Apple Karten, Bing und Branchenverzeichnisse

TrustFokus unterstützt B2B-Kunden bei Google-Unternehmensprofilen, Apple Karten, Bing, Branchenverzeichnissen und lokaler Sichtbarkeit.

Dabei können je nach Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Unternehmensdaten mit Personenbezug, Nutzer- und Rolleninformationen, Bewertungsdaten, Namen und Profilinformationen von Bewertern, Kommunikationsinhalte, Standortdaten, Fotos, Auswertungsdaten und Zugriffsdaten.

Soweit TrustFokus diese Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Drittplattformen wie Google, Apple, Bing oder Branchenverzeichnisse können personenbezogene Daten in eigener Verantwortung oder auf Grundlage eigener Nutzungs- und Datenschutzbedingungen verarbeiten. Auf Entscheidungen, Prüfprozesse, Sperrungen, Freischaltungen, Ranking, Sichtbarkeit oder Löschungen durch diese Plattformen haben wir keinen vollständigen Einfluss.

13. Bewertungen und Reputationsmanagement

TrustFokus kann Kunden bei rechtmäßigen Bewertungsprozessen, Bewertungskarten, QR-Code-Aufstellern, Review-Aktivierung, Bewertungsantworten und der Prüfung potenziell unzulässiger Bewertungen unterstützen.

Dabei können Name oder Profilname des Bewertenden, Bewertungstext, Sternebewertung, Datum der Bewertung, öffentlich sichtbare Profilinformationen, Antwortentwürfe, interne Prüfnotizen und Kommunikation mit dem Kunden verarbeitet werden.

TrustFokus erstellt keine Fake-Bewertungen, kauft keine Bewertungen und unterstützt keine unzulässige Bewertungsmanipulation. Eine Löschung, Änderung oder Nichtveröffentlichung von Bewertungen kann nicht garantiert werden, da diese Entscheidungen durch die jeweilige Plattform getroffen werden.

Rechtsgrundlage ist je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder bei weisungsgebundener Verarbeitung im Kundenauftrag Art. 28 DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Kundenvertrag.

14. 360°-Rundgänge, Fotos und Bildmaterial

TrustFokus kann 360°-Rundgänge, Fotos und sonstiges Bildmaterial für Google Street View/Maps, Webseiten, Unternehmensprofile oder andere vereinbarte Zwecke erstellen.

Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Personen, Gesichter, Kennzeichen, Namensschilder, Bildschirme, Unterlagen, private Bereiche oder andere identifizierende Merkmale sichtbar sind.

Verarbeitet werden können insbesondere Bilddaten, Standortdaten, sichtbare Personen, Kfz-Kennzeichen, sichtbare Unternehmens- oder Kundendaten und Metadaten der Aufnahmen.

Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, vor Ort die erforderlichen Freigaben einzuholen und sicherzustellen, dass keine unzulässigen personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Informationen aufgenommen oder veröffentlicht werden.

Erkennbare Personen, Kennzeichen und sensible Bereiche sollen vor Veröffentlichung vermieden, entfernt, verpixelt oder anderweitig unkenntlich gemacht werden, soweit keine wirksame Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung besteht.

360°-Rohmaterial löschen wir grundsätzlich spätestens 90 Tage nach Freigabe oder Veröffentlichung, soweit keine längere Speicherung vereinbart wurde oder berechtigte Nachweisinteressen entgegenstehen. Final freigegebenes Bild- oder 360°-Material speichern wir, solange dies für den vereinbarten Zweck, die Vertragsdurchführung oder eine erteilte Referenzfreigabe erforderlich ist.

Rechtsgrundlage kann je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sein.

15. Google Ads und bezahlte Sichtbarkeit

TrustFokus kann Google Ads-Konten einrichten, Kampagnen strukturieren, Anzeigen erstellen, Budgets betreuen, Auswertungen vornehmen und laufende Kampagnen optimieren.

Dabei können Ansprechpartnerdaten, Kontoinformationen, Rollen- und Zugriffsdaten, Kampagnendaten, Anzeigen- und Zielgruppendaten, Budgetdaten, Conversion- und Auswertungsdaten, Website- und Landingpage-Daten sowie Kommunikationsdaten verarbeitet werden.

Soweit TrustFokus Google-Ads-Leistungen im Auftrag eines Kunden erbringt, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Kundenvertrags und, soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Google verarbeitet personenbezogene Daten auch nach eigenen Datenschutz- und Nutzungsbedingungen. Werbebudgets, Anzeigenfreischaltungen, Anzeigenplatzierungen, Reichweiten, Klickpreise, Leads oder Umsätze werden nicht garantiert.

16. Webseiten-Erstellung, Hosting, Wartung und Optimierung für Kunden

TrustFokus kann Webseiten für Kunden erstellen, optimieren, hosten, warten oder technisch betreuen.

Dabei können je nach Projekt personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Ansprechpartnerdaten des Kunden, Websiteinhalte mit Personenbezug, Kontaktformularanfragen, Serverlogs, CMS-Nutzer, Hostingzugänge, Domain- und DNS-Daten, E-Mail-Konfigurationsdaten, Tracking- und Consent-Daten sowie Bewerbungs- oder Lead-Daten, falls solche Funktionen beauftragt werden.

Soweit TrustFokus personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Der jeweilige Kunde bleibt für seine Website, sein Impressum, seine Datenschutzerklärung, sein Consent-Management, seine Inhalte und seine datenschutzrechtlichen Informationspflichten verantwortlich, sofern TrustFokus nicht ausdrücklich eine andere Leistung übernommen hat.

TrustFokus erbringt keine anwaltliche Prüfung von Rechtstexten, Wettbewerbsrecht, Markenrecht, Berufsrecht oder Datenschutzrecht, sofern dies nicht gesondert und zulässig über qualifizierte Dritte vereinbart wird.

17. Tracking- und Consent-Setups für Kunden

TrustFokus kann Kunden bei der technischen Einrichtung von Tracking-, Analyse-, Conversion- und Consent-Setups unterstützen.

Dabei können je nach Auftrag technische Website-Daten, Consent-Status, Cookie- und Tag-Konfigurationen, Conversion-Ereignisse, pseudonyme Nutzungsdaten, IP-Adressen, Geräte- und Browserinformationen sowie Kampagnen- und Anzeigeninformationen verarbeitet werden.

Der jeweilige Kunde entscheidet über Zwecke, Tools, Rechtsgrundlagen und Einwilligungstexte. TrustFokus unterstützt bei der technischen Umsetzung.

Nicht technisch erforderliche Analyse-, Marketing-, Tracking-, Remarketing- oder Conversion-Dienste dürfen nur eingesetzt werden, wenn die hierfür erforderliche Einwilligung eingeholt wurde oder eine andere tragfähige Rechtsgrundlage besteht.

18. Google Maps Links und Kartenfunktionen

Auf unserer Website oder in internen Systemen können Links zu Google Maps oder vergleichbaren Kartendiensten verwendet werden.

Beim bloßen Anzeigen eines einfachen Links werden nicht automatisch Daten an Google übertragen. Wenn ein Nutzer einen solchen Link anklickt, wird die jeweilige Adresse oder Suchanfrage an Google übermittelt. Google verarbeitet diese Daten nach eigener Verantwortung.

Soweit Google Maps direkt in eine Website eingebettet wird, kann bereits beim Laden der Karte eine Datenübertragung an Google stattfinden. Eine solche Einbindung erfolgt nur, wenn sie technisch und datenschutzrechtlich entsprechend berücksichtigt wird.

19. KI & Automation ohne Telefonassistent

TrustFokus bietet KI- und Automationsleistungen ohne Telefonassistent an. Dazu können insbesondere CRM-Automation, E-Mail-Automation, Formularauswertung, Review-Antwortvorschläge, Prozessautomatisierung, n8n-/Webhook-/API-Workflows, KI-Textvorschläge und interne Workflow-Automatisierung gehören.

KI-Telefonassistenz, Telefonbots, Gesprächsaufzeichnungen, Audio-Transkriptionen und telefonische KI-Dialogsysteme sind derzeit nicht Bestandteil der Standardleistungen von TrustFokus.

Bei KI- und Automationsleistungen können je nach Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsdaten, CRM-Daten, Formularinhalte, Lead-Daten, Bewertungsinhalte, Aufgaben- und Prozessdaten, technische Workflowdaten und Protokolldaten.

Soweit TrustFokus solche Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

KI-Ausgaben sind Entwürfe und müssen vor Verwendung durch einen Menschen geprüft werden. TrustFokus empfiehlt keine Verarbeitung sensibler Daten in KI- oder Automationssystemen ohne gesonderte Prüfung, Freigabe und geeignete Schutzmaßnahmen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, Gesundheitsdaten, strafrechtliche Daten, Zahlungsdaten, Ausweisdaten, Beschäftigtendaten, Daten Minderjähriger oder Berufsgeheimnisse dürfen nicht ohne gesonderte Vereinbarung und Prüfung in KI-/Automationstools verarbeitet werden.

Personenbezogene Kundendaten werden nicht ohne gesonderte Vereinbarung an externe KI-Sprachmodell-Anbieter übermittelt.

20. n8n-Automationen

TrustFokus nutzt für Automationsprozesse insbesondere n8n. n8n wird nach aktuellem Stand selbst betrieben und nicht als externer SaaS-CRM- oder SaaS-Automationsanbieter genutzt. Der Betrieb erfolgt über die von TrustFokus genutzte Serverinfrastruktur.

Je nach Workflow können personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Kontaktdaten, Formularinhalte, E-Mail-Metadaten, CRM-Daten, Projektinformationen, Bewertungsdaten, Aufgaben, Statusinformationen, Webhook-Daten, technische IDs und Protokolldaten.

Automations-Workflows werden grundsätzlich nur im vereinbarten Umfang eingerichtet. Produktive Workflows mit Außenwirkung, etwa E-Mail-Versand, CRM-Änderungen, Bewertungsantworten oder Datenübertragungen an Drittsysteme, werden vor Aktivierung geprüft und freigegeben.

Erfolgreiche n8n-Ausführungsdaten werden grundsätzlich spätestens nach 14 Tagen gelöscht. Fehlerprotokolle werden grundsätzlich spätestens nach 30 Tagen gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Fehlerbehebung, IT-Sicherheit oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.

21. GitHub, Codeverwaltung und Deployment

TrustFokus kann GitHub für Codeverwaltung, Versionskontrolle, Deployment-Prozesse und technische Dokumentation nutzen.

In GitHub werden grundsätzlich keine CRM-Kundendaten, Kontaktformularinhalte, Kundendatenbanken, personenbezogene Testdaten oder produktiven Backups gespeichert.

Deployment-Secrets, API-Keys und Zugangsdaten dürfen nicht im Quellcode gespeichert werden. Soweit technische Geheimnisse für Deployment-Prozesse erforderlich sind, werden sie über dafür vorgesehene Secret-Mechanismen verwaltet.

Soweit künftig personenbezogene Kundendaten in GitHub verarbeitet werden sollten, erfolgt vorab eine gesonderte Datenschutzprüfung.

22. Verschlüsselte Offsite-Backups

Zur Absicherung gegen Datenverlust können verschlüsselte Offsite-Backups erstellt werden.

Backups können je nach System personenbezogene Daten, Projektinformationen, technische Konfigurationen und Systemdateien enthalten. Die Backup-Speicherung erfolgt ausschließlich zu Zwecken der Wiederherstellung, IT-Sicherheit und Betriebskontinuität.

Backups werden nach Möglichkeit vor der Übertragung verschlüsselt. Backup-Schlüssel werden getrennt vom Backup-Speicher verwahrt, soweit technisch und organisatorisch möglich.

Verschlüsselte Offsite-Backups werden grundsätzlich rollierend gespeichert und spätestens nach 30 Tagen überschrieben oder gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Wiederherstellung, IT-Sicherheit oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.

23. WhatsApp Business

Auf unserer Website befindet sich ein normaler Link zu WhatsApp. Beim bloßen Laden unserer Website wird dadurch keine Verbindung zu WhatsApp oder Meta hergestellt. Erst wenn Sie den Link betätigen, wird WhatsApp beziehungsweise die entsprechende Internetseite geöffnet. Der Anbieter kann dann insbesondere IP-Adresse und Geräteinformationen verarbeiten.

Die Betätigung des WhatsApp-Links wird zuvor ausschließlich als zusammengefasstes Zählereignis WhatsApp-Link angeklickt an unseren eigenen lokalen Aggregationsdienst übermittelt, sofern kein Widerspruchs-Cookie und kein Global-Privacy-Control-Signal vorliegt. Linkinhalt, besuchte Seite, Telefonnummer, Referrer und Nutzerkennung werden nicht übertragen.

Wenn Sie uns freiwillig über WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere Telefonnummer, Profilname, Nachrichteninhalt, Zeitpunkte und weitere von Ihnen übermittelte Angaben zur Bearbeitung der Kommunikation. Dient die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei geschäftlicher Kommunikation mit Ansprechpartnern von Unternehmen oder in sonstigen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und von Ihnen gewünschten geschäftlichen Kommunikation.

WhatsApp ist kein zwingender Kommunikationskanal. Sie können uns alternativ per E-Mail oder Telefon erreichen und jederzeit dorthin wechseln. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp keine Zugangsdaten, Passwörter, besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder sonstigen vertraulichen Informationen, sofern dies nicht ausdrücklich abgestimmt wurde. Unaufgeforderte Werbung über WhatsApp erfolgt nicht ohne die jeweils erforderliche wettbewerbsrechtliche Grundlage.

24. Dateiablage und Projektdokumentation

TrustFokus kann zur Projektbearbeitung Dateiablagen und Dokumentationssysteme nutzen.

Dabei können insbesondere Projektdateien, Fotos, 360°-Material, Briefings, Freigaben, Vertragsunterlagen, Kommunikationsverläufe und technische Dokumentationen verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten werden nur auf freigegebenen Systemen abgelegt. Apple iCloud oder Google Drive werden nur eingesetzt, wenn hierfür die erforderlichen Verträge oder Schutzmaßnahmen bestehen oder wenn im konkreten Projekt eine zulässige Nutzung vereinbart wurde.

Projektbezogene Dokumentation speichern wir grundsätzlich bis zu 24 Monate nach Vertragsende, soweit sie für Nachweis-, Abwehr- oder Dokumentationszwecke erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

25. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei TrustFokus bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Verarbeitet werden können insbesondere Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Kommunikationsdaten und weitere von Ihnen bereitgestellte Informationen.

Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Bewerbungsdaten werden grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung, kein Beschäftigungsverhältnis, keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder keine berechtigten Verteidigungsinteressen entgegenstehen.

26. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen technische Dienstleister ein, soweit dies für Betrieb, Kommunikation, Leistungserbringung, Sicherheit und Verwaltung erforderlich ist.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern können insbesondere Hosting- und Serveranbieter, E-Mail-Dienstleister, Domain- und DNS-Dienstleister, Backup-Speicheranbieter, Entwicklungs- und Deployment-Dienstleister, Anbieter von Karten-, Suchmaschinen- und Bewertungsplattformen, Anbieter von Anzeigenplattformen, Kommunikationsdienste, Steuerberater, Zahlungsdienstleister und Behörden sein, soweit dies erforderlich ist.

Aktuell bekannte oder je nach Projekt mögliche Anbieter sind insbesondere Hetzner Online GmbH für Hosting und Serverbetrieb, mailbox.org beziehungsweise der vertraglich eingesetzte Heinlein-Dienst für E-Mail-Kommunikation, der jeweils vertraglich eingesetzte Domain- und DNS-Dienstleister, GitHub für Codeverwaltung und Deployment, Google-Dienste, Apple iCloud und WhatsApp Business, jeweils soweit tatsächlich eingesetzt.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab, sofern erforderlich.

Drittplattformen wie Google, Apple, Bing, Meta oder vergleichbare Anbieter können personenbezogene Daten auch in eigener Verantwortung verarbeiten.

27. Drittlandübermittlungen

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kann insbesondere beim Einsatz internationaler Dienstleister oder Drittplattformen stattfinden.

Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln, zusätzliche Schutzmaßnahmen oder eine ausdrückliche Einwilligung, soweit erforderlich.

Bei der Nutzung internationaler Plattformen können Datenübermittlungen in Drittländer nicht vollständig ausgeschlossen werden.

28. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Zugriffsrechte, minimale Rechtevergabe, getrennte Zugänge pro Kunde, soweit möglich, Zwei-Faktor-Authentifizierung, soweit möglich, sichere Passwörter, Gerätesperren, TLS-/HTTPS-Verschlüsselung bei Übertragung, regelmäßige Updates, Malware- und Geräteschutz, keine dauerhafte Passwortspeicherung als Standard, keine Kundendaten in GitHub-Repositories, keine Secrets/API-Keys im Quellcode, verschlüsselte Offsite-Backups, soweit eingesetzt, Begrenzung von Log- und Ausführungsdaten, Lösch- und Übergabeprozesse nach Vertragsende sowie projektbezogene Dokumentation in angemessenem Umfang.

29. Datenschutzverletzungen

Wenn uns eine Datenschutzverletzung bekannt wird, prüfen wir den Vorfall unverzüglich.

Soweit eine Meldepflicht besteht, erfolgen Meldungen an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften. Wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeiten, informieren wir den Kunden unverzüglich, soweit dessen Datenverarbeitung betroffen ist.

30. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

KI- und Automationssysteme werden, soweit eingesetzt, als Hilfsmittel verwendet. Geschäftlich relevante Ausgaben sollen vor externer Verwendung menschlich geprüft werden.

31. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:

Recht auf Auskunft,

Recht auf Berichtigung,

Recht auf Löschung,

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

Recht auf Datenübertragbarkeit,

Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen,

Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,

Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an info@trustfokus.de.

32. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Wenn personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, besteht jederzeit ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu diesem Zweck.

33. Widerruf von Einwilligungen

Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

34. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für TrustFokus in Mecklenburg-Vorpommern ist regelmäßig zuständig:

35. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, Tools, Verarbeitungen, rechtlichen Anforderungen oder Unternehmensdaten ändern.